バックオフィス業務を効率化させるためのDX戦略~勤怠管理編~

バックオフィス最適化、勤怠管理 仕事(business)

いま勤めている外資系の会社(社員数20人~30人規模で、半分以上がバイリンガル)に40代後半で転職してから3年が過ぎましたが、今では経理総務人事系のバックオフィス業務の全般を任せてもらえるようになり、最近ではクラウドベース勤怠管理システム を導入 (勤怠管理、ワークフロー、稟議申請、業務管理・工数管理、経費精算機能を網羅)できたので、さらに、DX戦略(デジタルトランスフォーメンション)などを勉強しながらDX発想を持って、売上利益の増加につながる全体効率化を推し進めていきたいと思っています。

タイムカード+エクセル集計の勤怠管理からクラウド型の勤怠管理システムへ移行

いまから3年ほど前、私が今の会社に入社したときは、勤怠管理は毎日のタイムカードの打刻と、一ヶ月分を締めた後にエクセルで集計、というかなりアナログなやり方を行っていました。

入社当初から非効率なやり方だと思ってはいましたが、入社してスグに提案してやり方を変えられるわけでもないので、ことある事に、それこそ飲み会の場などで、社長や上司に話しをしながら少しずつ根回しのような説得を続けていました。

それが今年の初めぐらいからようやく、「当社もそろそろ色々な業務について紙ベースのやり方からペーパーレスなやり方に以降して、全体的に効率化を図っていかなければならないねー」と言うような事を上司の口からも聞けるようになっていたので、いよいよ今のタイミングで提案しようと思い、勤怠管理アプリケーションの導入を再度正式に提案したところ、意外とスグに承認されました。

また幸か不幸かピッタリのタイミングでコロナウイルス感染問題が社会問題というか全世界的な問題になり、多くの会社が在宅勤務制度を導入することになりました。

当社も例に漏れず在宅勤務制度を導入して(社内調整に随分と時間がかかりましたが)、全社員が在宅勤務制度を利用できるようになったため、ますます、タイムカードなど古い管理方法ではない、どこにいても出退勤状況の把握(さらには作業状況の把握)ができる方法に移行しなければならないという認識に社内全体が変わっていったので、そこから本格導入までは意外とトントン拍子で進めていくことができました。

勤怠管理アプリケーション導入で問題になった制度や就業規則の見直し

ただし、導入は決まったものの、市販の勤怠管理アプリケーションでは対応できない当社独自の例外ルールや、今の時代にはそぐわない変えるべき規則などが浮き彫りになり、その部分の社内調整や根回し、ルールや規則の変更などに時間がかかってしまいましたね。

その期間が約3~4ヵ月ぐらいでしたが、そのような調整や変更の過程を終えてようやく社内全体での本格稼働がスタートしました。

が、いざ使い始めてみると細かな処理で問題が起きてしまうので、そこはもう都度対応しながらの設定変更や修正になってしまうのですが、今もその処理に対応しながらの運用ではあるものの、社員全員、若手から年配まで、変化への対応力は意外と早い人ばかりなので、1ヶ月もしない内にスグに、クラウドベースの新しい勤怠管理システムに慣れてもらう事ができました。

次は経費精算の効率化

そしてようやく、社員の皆さんに手間と時間を取らせてきた毎月の経費精算の効率化に着手し始めたのですが、その経費精算機能も勤怠管理システムで網羅されているので、毎月エクセルフォームに入力して印刷して回覧して申請と承認をもらっていたものを、勤怠管理システムでいつでもどこでも申請と承認ができる流れに変えていきたいと思っています。

が、従来通りのエクセル利用のままの方が良いという声も多いので、そのような社員も効率よく処理できるようなスイカの利用履歴のCSV変換など、既存のやり方に一工夫加えて手間と時間がかからないような方法も探して、いずれのやり方を選択するにしても、特に精算件数の多い部署の人達との意見交換を行いながらスムーズな移行を進められるよう心掛けていきます。

さらにペーパーレス化を推進しながら基幹業務用のアプリケーションの導入待ち

基幹業務についても二度手間・三度手間のオペレーションが存在しているのは既に明なかになっているのですが、基幹業務用のアプリケーションについてはヨーロッパ本国で使用しているシステムとの兼ね合いもあるので、日本だけで勝手に進めることはできず、こちらは本国の対応待ち状態になっています。

ただ、ペーパーレス化については、社員各人の意識と、既存のやり方をゼロベース思考で抜本的に見直せば進められるものもあるので、各部署・各人と話し合いをしながら随時勧められると思っています。

まずはさらなる意識改革ですかね。

「売り上げが上がるバックオフィス最適化マップ」(本間卓哉)は参考になると思います

私が勤める20人~30人規模の会社だと、いきなり何百万円もかけてIT投資やシステム投資をすることはできないというのが現実の会社も多いと思います。

が、最近では、勤怠管理一つとっても、マネーフォワードチームスピリットキングオブタイムジョブカンなど、それほど高額な投資をしなくても初期費用何十万円+月額費用負担で利用できるクラウドサービスが沢山ありますので、そのような中から自社の状況にあったシステムを選ぶのが賢い選択になると思います。

ちなみに私の勤める会社では勤怠管理、工数管理、申請・承認のワークフロー、稟議申請、経費精算などの機能を網羅したチームスピリットを導入しました。

ただし、勤怠管理は会社のバックオフィス業務の一連の流れの一部分でしかなく、会社の中には労務管理販売管理CRM(顧客管理)など、いくつも業務があるため、それぞれが乱立して単独で運用されていれば、それはそれで二重の処理が発生したり、デジタルフローの途中にいきなり手入力の必要が生じてしまうような問題も起きてしまう可能性があるので、会社業務全体を俯瞰して、最終的には全ての業務は会計に行きあたるという視点からシステム選びや業務の見直しを行っていくと、よりよいIT投資やDX戦略を進めていけるようになるのではないでしょうか。

そして、そのような視点で中小企業のIT投資やDX戦略を検討する丁度いい教科書のような本がありますので、そちらも合わせて紹介させて頂きます。

売上が上がるバックオフィス最適化マップ(本間卓哉)

『ITインフラは業務環境を整え売上を上げるための「投資」である』

『「会計」から逆算するとうまくいく』

『バックオフィス最適化にかかる費用はコストではなく投資である』

『部門最適にはなっても全体最適になっていなければ大問題』

『IT活用の推進には、現状の問題点を探すことと同じくらい、あるいはそれ以上に、新システムを導入するための根回しが大切です。』 など、中小企業のバックオフィス業務担当者にとっては目からウロコの内容が沢山書かれているので、参考になること間違いなしだと思います。

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